โซลูชั่นการจัดการเอกสาร
invoiceAgent Document คืออะไร?
invoiceAgent Documents คือโซลูชันการจัดการเอกสารที่สามารถจัดเรียง จัดเก็บ และค้นหาเอกสารทุกประเภท รวมถึงผสานรวมกับระบบอื่นๆ ได้
ช่วยให้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีความปลอดภัย สอดคล้องกับพระราชบัญญัติการจัดเก็บหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ลดต้นทุน เสริมสร้างการกำกับดูแล และส่งเสริมการดำเนินงานแบบไร้กระดาษ
จัดเรียงและจัดเก็บแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารที่สแกนโดยอัตโนมัติ นอกจากการค้นหาและดูเอกสารในระบบเอกสารตัวแทนออกใบแจ้งหนี้แล้วการใช้ Adapter และ Web API ยังช่วยให้สามารถจัดการเอกสารร่วมกับระบบอื่นๆ ได้ ทำให้มั่นใจได้ถึงการเชื่อมต่อระหว่างระบบต่างๆ
ประโยชน์ของ invoiceAgent Documents
ประโยชน์ที่องค์กรของคุณจะได้รับจาก invoiceAgent Documents
รองรับการกำกับดูแลและการปฏิบัติตามกฎหมายด้านเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ภาษี และข้อบังคับต่าง ๆ
สนับสนุนองค์กรสู่การทำงานแบบไร้กระดาษ เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน และรองรับการทำงานได้จากทุกที่
การทำแบบฟอร์มให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลช่วยยกระดับการทำงานได้ในทุกสายงานและทุกหน่วยงาน
Features
ขอแนะนำฟีเจอร์ใหม่ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานและการปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร
invoiceAgent Documents ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนในการจัดการเอกสารและบันทึกต่างๆ โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังช่วยลดต้นทุนการจัดการและปรับปรุงคุณภาพการควบคุมภายในอีกด้วย
ด้วย User Interface ที่ใช้งานง่ายและความสามารถในการค้นหาที่
นำเข้าและจัดเรียงเอกสารอัตโนมัติได้ง่าย ไม่ยุ่งยาก
การจัดการความปลอดภัยของเอกสารและวงจรชีวิตของเอกสาร
ฟังก์ชั่นการจัดการเอกสารอื่นๆ
01
ใช้งานง่ายและพร้อมใช้งาน
User Interface ที่คุ้นเคยคล้ายกับ Explorer ทำให้ค้นหาและเรียกดูเอกสารได้ง่าย นอกจากนี้ยังสามารถดูตัวอย่างเอกสารบนหน้าจอได้อีกด้วย
ฟังก์ชันการค้นหาที่แม่นยำ
นอกจากการค้นหาข้อความแบบเต็มแล้ว โปรแกรม invoiceAgent Documents ยังสามารถค้นหาแบบจับคู่บางส่วนและค้นหาตามช่วงข้อความ ตัวเลข และวันที่ได้อีกด้วย ทำให้ง่ายต่อการปฏิบัติตามความรับผิดชอบขององค์กรเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารและบันทึกข้อมูลดิจิทัลตามที่กฎหมายและข้อบังคับต่างๆ กำหนดไว้
02
การนำเข้าและจัดเรียงเอกสารโดยอัตโนมัติ
บันทึก (จัดเก็บ) เอกสารที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ และเอกสารที่ส่งออกจากระบบอื่นๆ ตรวจสอบโฟลเดอร์ที่ระบุ นำเข้าตามกฎที่ตั้งไว้ และบันทึกด้วยชื่อไฟล์ที่อ้างอิงได้ง่าย ตรวจสอบโฟลเดอร์ที่ระบุ นำเข้าตามกฎที่ตั้งไว้ และบันทึกด้วยชื่อไฟล์ที่อ้างอิงได้ง่าย
* RDE SUITE (RDE) คือ spool server รวมแบบฟอร์มที่ช่วยให้สามารถใช้งานแบบฟอร์มทางธุรกิจที่สำคัญของระบบหลักในสภาพแวดล้อมแบบหลายแพลตฟอร์มได้ RDE ช่วยอำนวยความสะดวกในการใช้งานแบบฟอร์มทางธุรกิจทั่วทั้งบริษัท และสามารถใช้สำหรับการพิมพ์แบบฟอร์มจากส่วนกลาง การพิมพ์ในสำนักงานและแผนกต่างๆ รวมถึงการค้นหา เรียกดู และพิมพ์แบบฟอร์มซ้ำตามการดำเนินงาน
โปรแกรม invoiceAgent Document ช่วยสร้างระบบอัตโนมัติในการจัดเรียงเอกสาร โดยจะอ่านเงื่อนไขต่างๆ เข่น วันที่ ตัวเลข และข้อความจากไฟล์ PDF ไฟล์ Office และรูปภาพ จากนั้นจะจัดเรียงเอกสารโดยใช้เงื่อนไขเหล่านี้ลงในโฟลเดอร์ที่กำหนดไว้
File name
Date of import
PDF properties (title, author, etc.)
Field value output by SVF
Properties of the source RDE document (document name, print date, document management number, etc.)
Data acquired by OCR from a PDF file or image file
03
การรักษาความปลอดภัยของเอกสาร และการจัดการวงจรชีวิตของเอกสาร
เอกสารถูกสร้างขึ้นและใช้ในการดำเนินงานหลายอย่าง และจะถูกจัดเก็บหรือทำลายในภายหลัง เอกสารที่มีระยะเวลาการเก็บรักษาตามที่กฎหมายกำหนด เช่น ใบเสร็จรับเงิน การลงทะเบียน และเอกสารทางกฎหมาย จะต้องได้รับการเก็บรักษาและกำจัดอย่างถูกต้องเหมาะสม โปรแกรม invoiceAgent Document จะดำเนินการดังกล่างโดยอัตโนมัติ โดยจะบันทึกประวัติ ตั้งแต่การสร้างเอกสาร จนถึงการทำลาย และจะลบเอกสารโดยอัตโนมัติเมื่อระยะเวลาการเก็บรักษาหมดลง
ผู้ใช้สามารถตั้งค่ารายละเอียดสำหรับฟังก์ชั่นต่างๆ เช่น รหัสผ่านไฟล์ ข้อจำกัดในการพิมพ์ การเพิ่มลายน้ำ และการปิดบังพื้นที่เฉพาะโดยไม่เปลี่ยนแปลงไฟล์ PDF ต้นฉบับ นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังสามารถเปิดใช้งานลายเซ็นต์อิเล็กทรอนิกส์ได้อีกด้วย
ผู้ใช้สามารถประมวลผลเอกสารเป็นไฟล์ PDF เสมือน (ทางลัดใน invoiceAgent Document) โดยไม่ต้องแก้ไขเอกสารต้นฉบับ สามารถรวมเอกสารหลายฉบับเข้าเป็นไฟล์เดียว หรือแยกหลายหน้าออกเป็นไฟล์แยกต่างหากได้
ด้วยระบบควบคุมเวอร์ชั่นเอกสารของ invoiceAgent Document ผู้ใช้สามารถดและกู้คืนเวอร์ชั่นก่อนหน้าของเอกสารได้ รวมถึงดูเวอร์ชั่นล่าสุดได้ด้วย
04
ฟังก์ชั่นการจัดการเอกสารอื่นๆ
- บันทึกไฟล์ต้นฉบับลงใน Box
ผู้ใช้สามารถจัดเก็บเอกสารต้นฉบับที่นำเข้าสู่ invoiceAgent Document ใน Box ซึ่งเป็น Platform การจัดการเนื้อหาบน Cloud ได้ ผู้ใช้ Box สามารถใช้ฟังก์ชั่นต่างๆ เช่น time stamp AI OCR และอื่นๆ ได้
- คุณสมบัติของเอกสารอ้างอิงโดยการจัดเรียงไฟล์หลังจากจัดเก็บในเอกสาร invoiceAgent
หลังจากจัดเก็บไฟล์ไว้ใน invoiceAgent Document แล้ว อาจจำเป็นต้องย้ายไฟล์เหล่านั้นเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรหรือการเปลี่ยนแปลงสถานะของเอกสาร คุณสามารถแยกและจัดเรียงไฟล์ที่จะย้ายได้โดยอ้างอิงจากคุณสมบัติของเอกสาร
- แปลงไฟล์ที่ไม่ใช่ PDF ให้เป็น PDF และบันทึกไฟล์ต้นฉบับ
เมื่อจัดเก็บเอกสารธุรกรรมคมที่ที่สร้างขึ้นใน Word หรือ Excel คุณสามารถแปลงไฟล์เหล่านี้เป็น PDF เพิ่มลายเซ็นถาวรและ time stamp และบันทึกเพื่อไม่ให้สามารถแก้ไขได้ก่อนส่งให้คู่ค้าทางธุรกิจ ไฟล์ Office ต้นฉบับสามารถจัดเก็บไว้ร่วมกับไฟล์ PDF ได้ และลูกค้าสามารถดาว์นโหลดทั้งสองไฟล์ได้
Use cases ตัวอย่างการใช้งาน
01
การออกใบแจ้งหนี้
- การพิมพ์และส่งใบแจ้งหนี้ รวมถึงการจัดเก็บเอกสารในภายหลังนั้นเป็นเรื่องยุ่งยาก
- ถึงแม้เราจะพิจารณาการนำระบบดิจิทัลมาใช้แล้ว แต่คู่ค้าทางธุรกิจบางรายยังต้องการให้ส่งเอกสารทางไปรษณีย์ ซึ่งทำให้เราต้องเดินทางไปที่สำนักงาน
- การส่งใบแจ้งนี้ผ่าน invoiceAgent ช่วยลดความจำเป็นในการส่งจดหมายและจัดเก็บเอกสาร และยังสนับสนุนการทำงานจากระยะไกลอีกด้วย
- การแจกจ่ายอัตโนมัติ (การแบ่งและการกระจาย) ช่วยป้องกันอุบัติเหตุทางความปลอดภัยที่เกิดจากขั้นตอนการทำงานด้วยมือ
- มีบริการจัดส่งเอกสารสำหรับคู่ค้าที่ต้องการรับเอกสารทางไปรษณีย์
02
การรับใบแจ้งหนี้
- การอนุมัติด้วยตนเอง การป้อนข้อมูล และการจัดเก็บเอกสาร ทำให้เกิดภาระงานหนัก
- ไม่สามารถตรวจสอบเอกสารได้ทันทีในกรณีฉุกเฉิน
- ต้องมารายงานตัวที่สำนักงานเพื่อรับเอกสาร
- ลดขั้นตอนการป้อนข้อมูลให้ง่ายขึ้นด้วยการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัลและใช้ OCR ในการแปลงเนื้อหาให้เป็นข้อมูล
- เพิ่มการทำ time stamp เมื่อจัดเก็บเอกสารใน invoiceAgent และเก็บรักษาข้อมูล เช่น ชื่อลูกค้า วันที่ และจำนวนเงิ
- หมายเลขบัญชีที่กำหนดโดยระบบหลักจะเชื่อมโยงกับ invoiceAgent เพื่อให้เป็นไปตามพระราชบัญญัติการจัดเก็บสมุดบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ (บันทึกโดยการแสกน) และสามารถทิ้งเอกสารกระดาษต้นฉบับได้
- พนักงานสามารถเข้ามาที่สำนักงานได้เฉพาะเพื่อแสกนเอกสารเท่านั้น และทำงานจากระยะไกลสำหรับงานอื่นๆ
03
Drawing และคู่มือ
- ไม่สามารถค้นหาข้อมูลเพื่อหาเอกสารที่ต้องการได้
- ไฟล์ไม่ได้ถูกบันทึกตามกฎการจัดเก็บข้อมูล
- การจัดการเวอร์ชันอย่างแม่นยำทำได้ยาก เนื่องจาก draft ไฟล์เก่า ไฟล์ใหม่ปะปนกันอยู่
- มีความเสี่ยงสูงต่อการรั่วไหลของข้อมูล
- วิธีการค้นหาที่หลากหลายช่วยให้คุณค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
- ใช้การกระจายไฟล์อัตโนมัติเพื่อจัดการไฟล์ตามกฎการจัดเก็บ และลดความซับซ้อนในการดำเนินงาน
